Microsoft 365 je skvělý odrazový můstek pro digitalizaci firemních procesů

Vývoj v oblasti IT je tak rychlý, že i novinky je obtížné sledovat. Zřejmě jste zachytili, že nedávno byly uvedeny na trh nové Windows 11. Už kolem sice nebyl takový cirkus, jako před lety, ale zajímavých informací souvisejících s touto událostí bylo hned několik.

Za nejzajímavější z pohledu digitalizace považujeme zprávu, že velmi pravděpodobně jde o poslední „krabicový“ informační systém od Microsoftu. Další již uvedou pouze v cloudu. Tuto skutečnost podporuje i informace z července 2021, kdy Microsoft uvolnil do prodeje Windows 365 – informační systém pro PC v cloudu.

Jde o další evoluční etapu v linii „krabicový Windows + krabicový Office“ -> “krabicový Windows + Microsoft 365” -> „Windows 365 + Microsoft 365“. V poslední fázi už uživatelé nebudou řešit výkon PC nebo notebooků. Hardware bude sloužit jen jako rozhraní pro cloudové aplikace, které si budeme pouze pronajímat.

Smiřme se s faktem, že jiná cesta nebude. Je jen otázka času, v jakém okamžiku do rozjetého vlaku nastoupit. Windows 365 jsou sice zatím dostupné pouze velkým firmám, ale doba prodeje do středních a malých firem dříve nebo později určitě přijde. „Vlak“ Microsoft 365 už však jede delší dobu a čím dál více firem naskakuje a oceňuje jeho výhody.

Nemá smysl zde výhody M365 znovu podrobně rozebírat. Pojďme se podívat, jak obvykle vypadá proces adopce Microsoft 365 tam, kde se rozhodli, že „nastoupí“, ale chtěli by i něco navíc …

Zákazník nejdříve definuje své potřeby na základě aktuální situace, jako například:

• zabezpečená komunikace (text, hlas, video)
• dokumenty dostupné kdykoliv a odkudkoliv s nastavením oprávnění
• možnost sdílené práce na dokumentech
• migrace stávajících dat

Po vyjasnění potřeb přijde na řadu výběr typu licence:

• Kolik a jaké licence potřebuji?
• Předplatit si licenci na jeden nebo na tři roky? Nebo platit měsíčně?
• Potřebuji licence pouze pro kancelářskou práci nebo i na jiné úkony?

Nasazení M365 obvykle nepředstavuje větší zásah do chodu organizace. Zaměstnanci i nadále pracují se svými oblíbenými aplikacemi, jen se jim otevře řada dalších možností a je jen otázka, do jaké míry se podaří je v organizací využít.
 

V duchu přísloví „s jídlem roste chuť“ se po úspěšném přechodu na M365 obvykle začnou objevovat další požadavky a otázky:

• Chtěli bychom přejít na digitální kancelář (omezení nebo úplné zrušení papírových dokumentů).
• Chceme digitálně archivovat dokumenty a zajistit jejich auditní stopu.
• Chceme mít on-line schvalovací procesy pro faktury, žádanky a smlouvy.
• Je možné mít v cloudu i ekonomiku (ERP) a řízení vztahů se zákazníky (CRM)?
• Je možné mít v cloudu řízení lidských zdrojů (HR, napojení na PiS)?
• Můžeme využít umělou inteligenci? Například k vytěžování faktur nebo v e-shopu?

Proces digitalizace však kromě investic do licencí a času potřebného na migraci přináší i překážky, o kterých je dobré vědět předem, a na které je dobré se připravit:

• Většina lidí nemá ráda novinky – obzvláště v práci. Digitalizace není výjimkou. Argument, že „papír je papír“ slyšíme poměrně často.
• Obvykle není možné překlopení původní procesy do nového řešení v poměru 1:1
• Integrace roztříštěných procesů více informačních systémů od různých dodavatelů bývá občas komplikovaná.
• Naruší se rutina – je nutné změnit procesy.
• Komplikace obvykle nenastávají při implementaci nového řešení, ale při zaučování zaměstnanců. Dochází k nepochopení nově nastavených digitalizovaných procesů.

Máme zkušenosti a rádi vám poradíme.

Provedeme detailní analýzu vašich potřeb a navrhneme efektivní řešení šité na míru přímo pro vaši organizaci.