Lists neboli Seznamy
Lists fungují “nad” platformou SharePoint Online. Pro ty, kteří tuto platformu neznají nebo s ní neumí pracovat, je hned pro začátek připravena sada šablon. Přizpůsobit si své seznamy můžete pomocí šablon i pomocí Power Platform. Seznamy umožňují přidávat různá pravidla a oznámení. Zabezpečena je okamžitá synchronizace informací. Můžete zobrazit naposledy použité a oblíbené seznamy. Samozřejmostí je používání Seznamů odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
Jednoduché
|
|
Inteligentní
|
|
Flexibilní
|
| Snadné vytváření, sdílení a sledování seznamů s kýmkoli a na jakémkoli zařízení. |
|
Udržuje všechny data a informace synchronizované s inteligentními pravidly a funkcemi spolupráce. |
|
Umožňuje přizpůsobit si seznamy podle toho, co obchodní potřeby firmy vyžadují |
Správa a jednoduchý přístup
Připravené šablony vám pomáhají při vytváření konkrétních seznamů. Zahrnují předem nakonfigurovaná rozvržení se sloupci, barevným formátováním a datovou strukturou. Např. šablona správce prostředků vám pomůže sledovat fyzické prostředky, která váš tým používá. Okamžitě víte, kdo je má, které jsou v opravě. V rámci systému vidíte, kdo je aktuálně přihlášený a kdo je off-line. Seznam si můžete flexibilně přizpůsobovat dle potřeb. Například změnou formátování, aby se vám zvýrazňovala důležitá data. Využívat můžete i vlastní konfigurací formulářů tak, aby bylo na první pohled vidět to, co má prioritu. Dalším nastavením je nastavení připomenutí, které zabezpečí, abyste měli okamžitě relevantní informace o aktuálním dění. Pohledy na seznamy můžete libovolně měnit. Existují pohledy formou: kalendáře, mřížky, galerie nebo vlastního zobrazení.
Další příklady existujících šablon:
Onboarding zaměstnance
Řízení zaškolení nových zaměstnanců a pomoc během prvních týdnů ve vaší společnosti je cílem této šablony. Je důležité, aby start nového zaměstnance byl úspěšný. Díky této šabloně můžete dát nově příchozím kolegům například k dispozici pokyny, jak najít relevantní kontakty a zdroje informací.
Sledování problémů
Tato šablona umožňuje sledovat problémy ve společnosti nebo organizaci. Problémy se zakládají, řeší, sledují a uzavírají. Dají se jim nastavit priority a sledovat jejich stav pomocí sloupce stavu. Je možno i nastavit odesílání oznámení členům týmu, když je jim problém přiřazen. Ti ho můžou začít okamžitě efektivně řešit.
Itinerář akce
Těm, kdo pořádají akce, bude k prospěchu právě tato šablona. Umožňuje sledovat všechny důležité informace o akci na jednom místě, aby byl zajištěn její hladký průběh. Spravují se například jména a e-maily přednášejících, čas zahájení a ukončení, kapacita sálu a další podrobnosti.
Další šablony
- Správce prostředku
- Nástroj pro sledování náboru
- Žádost o služební cestu
- Sledování průběhu práce
- Plánovač obsahu
- Incidenty
- Pacienti
- Úvěry
Kromě již připravených řešení si můžete vytvářet i vlastní pracovní aplikace a využívat seznamy jako zdroje důležitých dat ve společnosti. Rozšiřovat možnosti formulářů můžete pomocí Power Apps a přizpůsobovat pracovní postupy (workflow) pomocí Power Automate.
Bezpečnost
Bezpečnost dat a informací se řídí vysokým standardem používaným v řešení Microsoft 365. Podniková data jsou maximálně chráněna a je zaručeno dodržování předpisů, dle nastavení v rámci společnosti (ochrana proti úniku dat, GDPR a další).
Závěr
Pokud chcete organizovat, spolupracovat a sdílet informace, na kterých vám záleží, neváhejte vyzkoušet Seznamy. Pomůžou vám se sledováním problémů, správou prostředků, pomohou vám nastavit procesy, spravovat kontakty i zvládat inventarizaci.