Než začneme s popisem funkcí a případů použití, měl bych vás seznámit s tím, proč doporučujeme používat SharePoint. Na jedné straně jej firmy obvykle používají, a to kvůli interní komunikaci a spolupráci (ano, mám na mysli i Microsoft Teams), takže pro ně není novým nástrojem.
Existují však určité důvody a výhody, proč SharePoint používat. Microsoft kolem něj buduje obrovskou architekturu, takže můžete snadno synchronizovat soubory s místními složkami, používat Power Automate a snadno vyměňovat obsah prostřednictvím sítě CDN (Content Delivery Network). Všechny tyto funkce jsou užitečné při správě digitálních aktiv. V neposlední řadě jsou to nejviditelnější funkce služby SharePoint, jako jsou oprávnění, správa verzí, správa metadat a organizace digitálních aktiv.
Kam ukládáte digitální aktiva?
To je první typická otázka. Podívejme se na podrobnosti. Binární data nechceme ukládat do Business Central, protože jsou snadno příliš velká (představte si tisíc souborů TIF o velikosti desítek MB) a mohou narušit další procesy v našem ERP nebo PIM. Ale přesto by uživatelé měli pracovat s jedním řešením, a to tím nejlepším. Z tohoto důvodu jsou všechny digitální prostředky uloženy mimo Business Central a modul Pimics obsahuje pouze náhledy, které se uživatelům zobrazují pro jejich lepší orientaci v produktech.
Obousměrná synchronizace
Takže mám soubory v jedné části a další data o produktu v jiné části. To znamená, že data je třeba synchronizovat. Pimics podporuje čtení souborů ze služby SharePoint a také odesílání souborů do služby SharePoint.
Když implementujeme Pimics a zákazník má soubory někde na místním úložišti, je pro uživatele nejjednodušší nakonfigurovat aplikaci OneDrive tak, že synchronizuje všechny soubory do služby SharePoint a nakonfiguruje integraci tak, aby načetla novou knihovnu s veškerým stávajícím obsahem.
Obvykle je však implementace PIM tím správným okamžikem, kdy je třeba také vyčistit zahrnutá data a digitální aktiva. V takovém případě hovoříme o organizaci a procesech týkajících se tohoto aspektu a nabízíme nejlepší přístup. Mohou tedy využít nativní organizaci souborů Pimics v aplikaci SharePoint, což znamená nahrát všechny soubory prostřednictvím Business Central, nebo vytvoříme strukturu v aplikaci SharePoint a načteme metadata a náhledy do aplikace Pimics.
Sdílení digitálních aktiv
Nezáleží na tom, zda se jedná o PDF připravené jako výstup z PIM nebo o médium připojené k produktu. Ve všech případech musí být tento obsah přístupný správným osobám. Jak jsem uvedl na začátku, používáme síť CDN (Content Delivery Network) společnosti Microsoft, která dokáže všechny soubory snadno publikovat.
Ale jako obvykle to nestačí, protože jsme byli požádáni o řešení, abychom měli různé názvy pro různé kanály atd. Můžeme vygenerovat veřejný odkaz s názvem zákazníka nebo formátem souboru a tento odkaz se sdílí do kanálů. Nakonec se data načtou ze SharePointu, ať už s CDN, nebo bez ní.
Responzivní obrázky
Z mého pohledu je to jedna z klíčových vlastností řešení DAM. Proč? Protože máte mnoho obrázků v různých formátech a tyto obrázky je třeba publikovat v různých kanálech. Jednou je chcete vložit do brožury PDF, jindy je třeba je prezentovat na e-shopu. Všechny tyto kanály mají různé požadavky, které je třeba splnit.
Naším návrhem je uložit obrázek v nejlepší kvalitě do DAM a poté jej můžeme v reálném čase převést do jiného formátu. Obvykle tedy máme obrázek v tiskové kvalitě v DAM a e-commerce žádá DAM, aby jej poskytl například ve formátu jpeg s vodoznakem. Některé z těchto procesů může spravovat samotný SharePoint a pro některé z nich máme vlastní webovou službu.