Ve všeobecném shonu naší současnosti jsme mnohdy zapomněli na bilancování naší práce, na to, co se nám v uplynulém roce podařilo a také na to, co nás příští rok čeká.

 

I doba koronavirová má svůj vývoj. Po vypuknutí pandemie v roce 2020 mnohé firmy s nervozitou očekávaly, co nastane, v roce 2021 pak nastalo poměrné uklidnění s jasným cílem zvýšení digitalizace řídících procesů ve firmách.

Ještě na začátku roku 2020 bylo slovní spojení “home office” téměř zakázané, na začátku roku 2021 se však stalo naprostou samozřejmostí. Firmy v počátku epidemie nakupovaly především online komunikační nástroje, jako jsou Microsoft Teams a podobně, v roce 2021 se pustily dále a začaly ve velkém modernizovat své Spisové služby a DMS systémy, digitalizace se stala obecnou realitou.

V poslední době se některé společnosti pomalu vracejí k osobním schůzkám, ale tempo tohoto návratu je spíše pozvolné, a tak se toto setkání „u kávy“ stává setkáním jedinečným, vyhrazeným spíše pro důležité obchodní partnery. Jádro obchodní komunikace se přeneslo do digitálního světa.

 

Kromě přenesení obchodních schůzek do online prostoru, jsme mohli pozorovat snahu o to, aby se i pracovníci na běžných pracovištích setkávali co nejméně. K jejich vzájemné komunikaci jsou tak více využívány nově instalované systémy Spisové služby nebo DMS, či jejich modernizované verze. Skončila tak doba „přebíhání“  s doklady mezi kancelářemi a výrazně se tak zvýšila efektivita práce. A nesmíme zapomenout ani na hygienický aspekt, který je také velmi důležitý.

Jak jsme pro Vás v roce 2021 vylepšili naše řešení?

Agendy v SharePoint 365

• elektronické zpracování faktur včetně chytrého vytěžování
• vylepšení agendy pro správu předpisů a směrnic

Spisová služba a DMS

• Ordinics je nyní kompatibilní s webovými prohlížeči postavenými na jádru chromia, a to včetně doplňku pro elektronické podpisy
• práce s adresáty a subjekty – vylepšili jsme uživatelské rozhraní a způsob zadávání nových adresátů a přidali upozornění na duplicitní nebo podobné adresáty
• validace adres – přidali jsme funkci validace adres s využitím systému ARES
• přibyla možnost definování šablon wordu pro různé typy dokumentů
• rozšířili jsme možnosti přebírání dokumentů v rámci jednoho útvaru
• nově lze využít zjednodušené vyhledávání uživatelů
• vylepšili jsme způsob předávání dokumentů – nyní můžete doplnit komentář, přidat požadované datm vyřízení, či požadovat rozhovor
• umožnili jsme také hromadné vyřízení/uzavření spisu, včetně dokumentů

A připojujeme malou ochutnávku novinek, které připravujeme pro rok 2022

Agendy v SharePoint 365

• pracujeme na dalším vylepšení zpracování faktur, a to v oblasti zpracování jednotlivých položek faktury a integrace s ERP systémy

Spisová služba a DMS

• zjednodušujeme uzavírání dokumentů a spisů pro uživatele
• dále rozvíjíme a vylepšujeme oblast elektronických podpisů
• do procesu zpracování dokumentů zapojujeme umělou inteligenci
• čeká nás atestace spisových služeb - kolem procesu atestace je dosud hodně otazníků, pracujeme však na tom, aby naše řešení spisové služby bylo včas atestováno

Všem přejeme, aby právě nově startující rok 2022 byl maximálně úspěšný!