Pořádek v dokumentech

Zdržuje vás papírování? Vadí vám nepořádek ve firemní dokumentaci? Jedna věc je uklidit si takzvaně stůl, případně  svůj počítač, to však vyřeší jen lokální problém, nepokryje to veškeré firemní dokumenty. Když se jedná o tisíce a pravděpodobně i desetitisíce dokumentů, jeden takzvaný „velký úklid“ nepomůže. Ale bez pořádku v dokumentech se snižuje jejich dostupnost, nefunguje dobře vyhledávání a manažerům tak zákonitě ubývá objektivních prostředků k rozhodování. Pokud se rozhodnete udělat pořádek v dokumentech efektivně, začnete přemýšlet o nějakém systému řízené dokumentace, tedy DMS (Document Management System).
 

Snadné vyhledání podle charakteristiky dokumentu

Jak si takový DMS představit? Není to klasická elektronická pošta, jak ji známe z e-mailu, ale je založena na podobném principu. Jádrem všeho je „dokument“. Představte si jej jako jednu položku v digitálním seznamu, která má na sebe navázané velké množství takzvaných metadat, tedy informací, které dále upřesňují charakteristiku dokumentu. K samotnému dokumentu je možné připojit množství různých typů souborů, se kterými můžeme pracovat, můžeme vyvářet nové soubory, nepotřebné můžeme mazat. Příkladem dokumentu může být smlouva, která obsahuje různé přílohy.
DMS systémy bývají napojeny na e-maily i datové schránky, takže můžete pohodlně odesílat zásilky, které byly vytvořeny na bázi vašich dokumentů. Například máte dokument A, který má připojen soubor 1, a ten můžete pomocí e-mailu rozeslat libovolným příjemcům. Zásilka se souborem odejde, systém DMS zaznamená do dokumentu A informaci o jejím odeslání a operace tímto skončila.
 

Škálovatelný systém oprávnění pro práci s dokumenty

A kdo může pracovat s konkrétním dokumentem? Mohou to být všichni firemní uživatelé? To by nefungovalo a zákonitě by nastal chaos. Dokumentaci řídíme především pomocí systémů udělování práv. Každý dokument může mít jen jednoho zpracovatele, jen on může rozhodovat, co se bude s dokumentem dále dít, on jej může vyřídit, uzavřít nebo předat na jiného zpracovatele. On může povolit jiným uživatelům editaci nebo čtení. Tyto operace jsou zaznamenány v takzvaném digitálním logu, tedy pod kontrolou. Jiná oprávnění potřebuje ředitel firmy, jiná například referent obchodu.
 

Přístup odkudkoliv

Cloudové řešení práce s dokumenty znamená mít přístup k dokumentům kdykoliv a kdekoliv a téměř z jakéhokoliv zařízení. Můžete pracovat s dokumenty na zahradě v altánu nebo na návštěvě u rodiny. Můžete dokumenty schvalovat a případně je také  elektronicky podepisovat. V systémech, jako je Ordinics máte totiž uloženy certifikáty pro elektronický podpis, a tak nemusíte neustále řešit, kde jste uložili příslušný token nebo jiný fyzický prostředek vlastní osobní identifikace při elektronickém podpisu.
 

Bezpečnost

Váháte ukládat důležité dokumenty “mimo svou kontrolu”? Tato obava je samozřejmě oprávněná. Na druhou stranu, jsou vaše dokumenty ve větším bezpečí na noteboocích vašich pracovníků? Nepošlou si někdy soubor domů přes méně zabezpečenou e-mailovou službu zdarma, aby na něm mohli pracovat, když nejsou v kanceláři? Zálohujete pravidelně své servery a máte své zálohy na jiném fyzickém místě? Máte opravdu dobrý antivirový systém? Otázku zabezpečení a zálohování dat za vás kompletně vyřeší poskytovatel cloudu.
 

Co s cloudem ztratíte

A co v cloudu již nepotkáte? Šanony, fyzická razítka, papíry, tiskárny, a především vám již nepřijdou další faktury za tonery nebo počty výtisků. A také získáte mnoho drahocenného času, který jste dříve ztratili fyzickým papírováním.