PIM – Správa produktových informací

Přesto že v dnešní době téměř všechny distribuční a výrobní společnosti pracují s produktovými informacemi, setkáváme se v praxi s váhavostí firem, zda je pro ně řešení na bázi PIM vhodné. Pokud řešíte stejné dilema, jste tu správně. Právě pro vás jsme shrnuli dostupné funkcionality a nezapomněli jsme ani to nejdůležitější - na přínosy.

Možná vás teď napadla otázka, proč byste vlastně měli uvažovat o zavedení PIM systému. Než přejdeme k výčtu funkcionalit a přínosů, zaměřme se tedy nejprve na nejpalčivější problémy, které trápí naše zákazníky.

Co dovede zákazníka až k nám?

Náš typický zákazník uchovává data v souborech, nejčastěji v Excelu. Kromě problémů při spolupráci a nejistoty, zda jeho zaměstnanci pracují s nejaktuálnější verzí souboru, jej trápí neustálé duplikování dat. Firmy naplní web produktovými informacemi, jako jsou obrázky, popisy produktů, jejich vlastnosti atd., ale při tvorbě letáků musejí začít zase od začátku, protože pro tyto účely potřebují například jiné obrázky, popisy nebo parametry zboží. Jde tedy o komplikovanou práci vyžadující trpělivost při týmové komunikaci, nemluvě o vysokém riziku chybovosti. Je totiž třeba kombinovat různé zdroje dat. Obrázky se nachází v souborovém systému, ceny v Excelu a texty na e-shopu.

Charakteristiku typického zákazníka a jeho nesnází při správě produktových informací bychom tedy měli. Stále ale zůstává otázka, jak do toho všeho zapadá PIM systém.

Jak funguje PIM systém?

Product Information Management (PIM) představuje nezastupitelnou součást informační soustavy každé firmy nebo e-shopu. Cílem je vytvořit centrální platformu, kde jsou uložena veškerá produktová data jako například ceny, parametry, vlastnosti produktů apod. Zjednodušeně řečeno je PIM systém vystavěn nad vašim ERP systémem, odkud čerpá informace o produktech a zákaznicích.

A jak vypadá používání PIM systému v praxi?

• Vždy budete mít jistotu, že pracujete s poslední verzí dat.
• Urychlíte proces přípravy produktových informací.
• Předejte zbytečným chybám, protože vaše data pokaždé projdou automatickou kontrolou, aby byla zajištěna jejich úplnost a aktuálnost.

• Dojde k oddělení produktových informací a jejich vizuální prezentace, což vám umožní ty samá data jednou vypublikovat na e-shopu a podruhé použít třeba při tvorbě akčního letáku.
• Také produkce papírových katalogů bude hračka, neboť vaši grafici budou moct pracovat na grafickém návrhu, aniž by měli k dispozici všechna (v této fázi nedůležitá) produktová data, jako třeba ceny.

A to není všechno. Do PIM systému lze integrovat tzv. klasifikace a standardy na výměnu dat mezi vámi a vašimi partnery, které také velkou měrou přispívají k usnadnění správy produktových informací.

Používat nebo nepoužívat klasifikace? To je, oč tu běží!

Klasifikace představuje soubor tříd, vlastností a synonym (nebo také klíčových slov), které pomáhají třídit produkty. Vezměme si jednoduchý příklad telefonu iPhone 7. Jako třídu bychom zvolili mobilní telefon, této třídě jsou přiřazeny vlastnosti jako barva, velikost paměti, typ procesoru, rozlišení displeje atd. K vlastnostem pak doplňujeme hodnoty jako bílá, černá apod.

Jasně, takových možností využíváte taky. V čem tedy spočívá to kouzlo?

Především tu jde o jednotnost při popisu dat. Smyslem je zajistit bezproblémovou komunikaci napříč různými subjekty, které budou ten samý produkt popisovat totožně. Tím dosáhnete také jazykové nezávislosti a budete moct data sdílet i se zahraničními partnery. Příkladem je obecná eCl@ss se 41 000 třídami nebo ETIM vzniklý původně pro popis elektronických výrobků a následně rozšířený mimo původně zamýšlené zaměření.

Když už jsme u té jednotnosti, představme si ještě další oblíbený trend západních zemí, a to standardizované formáty pro výměnu dat, například BMECat a nebo Datanorm. Stejně jako existují standardní klasifikace, existují standardní formáty pro výměnu elektronických katalogů. Díky standardním formátům lze importovat produktová data od různých dodavatelů do jednoho souboru a v jednotném formátu je posílat dál. V neposlední řade je třeba dodat, že systém umí poskytovat data také těm, kteří standardizované formáty nepoužívají. Nejčastěji se jedná o Excel, jehož obsah umí systém přizpůsobit vašim potřebám.

Nyní už víte, co trápí naše typické zákazníky, co znamená používat PIM systém a jak dokáže ulehčit práci. V poslední části bychom ještě rádi zmínili přínosy, které PIM našim zákazníkům přináší. Protože co si budeme povídat, je to důležitý bod rozhodování.

PIM vám pomůže při vstupu na Amazon, eBay a další tržiště

Přemýšlíte o rozšíření vašeho podnikání a rádi byste začali prodávat na nějakém lokálním tržišti nebo přímo pokukujete po velkých hráčích jako je Amazon nebo eBay? Především velcí e-commerce hráči budou chtít popisy produktů v jiném formátu, než jste zvyklí. PIM dokáže pomoct s případnou transformací dat i s jejich správou.

Vaše data budou na jednom místě

Všechny vaše produktové informace se budou nacházet na jednom místě, tedy v jedné databázi, odkud poputují do vybraných komunikačních kanálů. Díky tomu bude vaše práce efektivnější, rychlejší, pohodlnější a předejte chybovosti.

Eliminujete riziko chybovosti

Jedním z velkých přínosů PIM systému je možnost standardizované výměny dat a klasifikací produktů, které jsme si popsali výše. Není proto nutné posbírat data od dodavatelů a znovu je popsat tak, abyste je mohli předat vašich zákazníkům, což vám zabere poměrně dost času a riskujete výskyt chyb. PIM systém dokáže importovat data od dodavatelů do jednoho souboru a vyexportovat je pro další subjekty, se kterými obchodujete.

Získáte náskok před konkurencí

Mezi firmami panuje názor, že budoucnost prodeje je v onlinu. Ukazuje se tedy, že digitalizace zasáhla nejen firmy, ale také ovlivnila chování zákazníků. Osobní kontakt s prodávajícím nahradila

nonstop dostupnost informací, které se nachází na online i off-line kanálech. Ještě nikdy v minulosti neměli lidé tak velký zájem o informace o produktech jako teď.

V našem případě se jedná především o produktové informace. Nejde jen o pěkné formulace a snahu vyjmenovat všechny důležité vlastnosti, ale o kvalitu, na které byste měli začít pracovat při řazení produktů do správných kategorií a poskytování veškerých parametrů. Protože kvalita dat ovlivňuje nejen výši vašeho obratu, ale také to, zda kupující najde vaše produkty např. při hledání na vašem e-shopu.

Zákazník jako středobod zájmu

PIM systém a s ním spojená možnost mít produktové informace na jednom místě, umožňuje využívat tzv. omni-channel marketingu. Cílem je provést zákazníka všemi kroky nákupního procesu, které ale nemusejí proběhnout v rámci jednoho kanálu. Zákazník chápe vaši firmu jako celek a tento dojem je důležité zachovat. Zákazník by měl v každém kanálu dostat odpovídající části informací, které na sebe budou logicky navazovat.

V praxi to znamená, že zákazník dostane do schránky váš tištěný leták, kde se mu zalíbí nějaký produkt a otevře si váš e-shop, aby našel víc informací. Nakonec se rozhodne navštívit váš kamenný obchod a zboží si vyzkoušet, popřípadě také zakoupit. Jednotlivé kanály by tedy měli sdílet informace i o vývoji zájmu vašich zákazníků, aby nemuseli u každého kanálu začínat znovu od začátku.

PIM systém vám samozřejmě může přinést mnoho dalších výhod a našim cílem nebylo ani vyjmenovat dopodrobna všechny jeho funkcionality. Snažili jsme se vám nabídnout nový pohled na zacházení s vašimi produktovými informacemi. Pokud po přečtení článku zvažujete PIM systém zase o trochu víc a zajímaly by vás další informace, ozvěte se nám.