Které dokumenty evidovat do spisové služby?
Podíváme-li se do zákona o archivnictví, najdeme poměrně jasnou definici:
„... dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena, ...“
Přestože citujeme zákon, může být tato definice pro někoho překvapivá, v praxi totiž končí ve spisové službě obvykle jen vybrané typy dokumentů. Vyhovět liteře zákona znamená evidovat ve spisové službě daleko větší porce dokumentů. A tady možná narazíme na odpor některých kolegů.
Jak je vnímaná spisová služba uvnitř organizace?
Spisová služba je někdy vnímána jako „nutnost“ vyhovět zákonu, která jen „bere čas“. Díky tomuto negativnímu přístupu je spisová služba využívána v nutné minimální míře a příliš se neřeší efektivita práce. Je však třeba si uvědomit, že smyslem spisové služby je napomoci správně evidovat dokumenty a informace obsažené v nich tak, aby nedocházelo k jejich ztrátě. Řádná evidence nám naopak může přinést spoustu výhod.
Jak změnit spisovou službu v oblíbený nástroj?
Možná překvapivě jednoduše. Usnadněme tvůrcům dokumentů jejich práci, tedy zaevidování dokumentů do spisové služby, práci s dokumenty, jejich vyhledávání. Jak? Umožněme jim vytvářet dokumenty přímo ve „spisové službě“. Dokumenty vytvořené tímto způsobem jsou okamžitě po jejich vzniku řádně evidované a snadno dohledatelné, navíc na ně lze jednoduše aplikovat schvalovací procesy podle jejich typu, předávat kolegům a doplňovat o informace. V případě, že dokument nakonec není schválen, nevadí – zůstane evidován ve formě konceptu (pořád spadá do evidence spisové služby).
Výsledkem tohoto způsobu práce je kompletní kontrola nad dokumenty všech agend, aniž by se tím zvýšila pracnost. Naopak je značně usnadněna evidence všech dokumentů, jejich dohledávání v kancelářích, případně na jiných už dávno zapomenutých místech. Všechny dokumenty jsou snadno dohledatelné na jednom místě.
SharePoint a spisová služba?
SharePoint a spisová služba jsou zdánlivě věci, které nejdou dohromady. Mnohokrát jsme slyšeli: “SharePoint ne, ten máme a máme tam spoustu věcí a nikdo neví, kde co je”. V tomto případě však nejde o nevhodnost SharePointu jako nástroje pro správu dokumentů, ale o jeho nesprávné pochopení a využití. Je-li využit jako platforma, na níž je postaven kvalitní systém pro správu dokumentů, přináší řadu výhod.
Právě SharePoint a jeho úzká spolupráce s běžně používanými MS Office programy usnadňuje tvorbu wordových a excelových souborů, a s pomocí uživatelsky definovaných automatizovaných procesů, tzv. workflow, můžeme definovat a měnit pravidla např. schvalování nebo seznámení se s dokumenty. Díky výkonným vyhledávacím algoritmům se může stát SharePoint interním „googlem“ každé organizace.
Konkrétní příklad agendy Smlouvy ve spisové službě Ordinics
Agenda Smlouvy slouží k evidenci a správě dodavatelských i odběratelských smluv. Systém usnadní uživatelům práci během celého životního cyklu, od návrhu, přes schválení až po publikaci. Snadno lze také evidovat dodatky smluv. Práci usnadňují cílené přehledy jak smluv platných či archivovaných, tak těch ve schvalování. Využití workflow přináší jasně definovaný proces schválení, hlídá termíny a v neposlední řadě eviduje historii schválení. Mezi další benefity využití spisové služby patří např. generovaný transakční protokol, převod do výstupního PDF formátu, ověřování elektronických podpisů a dle typu smlouvy přiřazený skartační režim.
Podobným způsobem jsou řešeny další agendy podle potřeb konkrétní organizace, např. Interní předpisy, Faktury, Žádanky a další.
