Jeder, der diesen Prozess miterlebt hat, weiß, dass die Implementierung eines IS eine enorme
Belastung für die Organisation darstellt, während die finanziellen Kosten nicht das Hauptproblem sind. Sehr oft ändern sich mit dem neuen IS auch Jahre alte Geschäftsprozesse, die optimiert und an neue Gegebenheiten angepasst werden.
Aus der Praxis wissen wir, dass praktisch niemand die Veränderungen mit offenen Armen begrüßt, und wenn die Implementierung von IS nicht direkt REVOLUTION in der Organisation auslöst, dann können wir immer noch von EVOLUTION sprechen. Das Schlüsselelement einer erfolgreichen Implementierung sind immer die Mitarbeiter, die während dieses Veränderungsprozesses neben der normalen Arbeit auch mit dem Lieferanten an der Implementierung des neuen Systems arbeiten müssen.
Das neue IS wirkt sich somit auf die gesamte Organisation aus, die jeweils in ein Projekt involviert ist, dessen falsche Koordination riesigen Schaden in der gesamten Organisation verursachen kann. Das was Jahre angelaufen ist, ist von Tag zu Tag anders und jeder muss neue Dinge lernen. Oft wird bei einem so großen Projekt etwas ausgelassen.
Allium arbeitet seit Beginn seiner Tätigkeit an dem System zur Eliminierung der Risiken, die mit der Implementierung von IS verbunden sind. In den letzten Jahren verwenden wir bei der Implementierung eines neuen ERP auf der Microsoft Dynamics-Plattform eine einzigartige schrittweise (sequentielle) Implementierungsmethode.
Die Methode der sequentiellen Implementierung besteht in einer nicht revolutionären, sondern einer evolutionären Veränderung des IS, das als Ganzes ähnlich der konventionellen Methode umgesetzt wird, jedoch das Gesamtprojekt in kleinere Teile zerlegt wird und die Implementierung immer nur in einem Teil der Organisation (Abteilung) stattfindet. Der Rest des Unternehmens ist von der Umsetzung nicht betroffen und kann sich dem Tagesgeschäft widmen. Nachdem die Implementierung eines Teils (z.B. der Verkaufsabteilung) abgeschlossen ist, geht die Implementierung zur nächsten Abteilung über, und so wird der Prozess fortgesetzt, bis das neue System in der gesamten Organisation läuft.
Der Hauptvorteil der sequentiellen Implementierungsmethode ist die Verringerung des Risikos, das sich aus der revolutionären Änderung des Systems ergibt, wenn die gesamte Organisation auf einmal auf das neue System umschaltet und die Änderung des Systems den Betrieb des gesamten Unternehmens nicht beeinträchtigt, aber nur Teilabteilungen.
Ein nicht weniger wichtiges Element für den Einsatz dieser Methode ist die Tatsache, dass beide Systeme (bestehende und neu implementierte) online auf einer einzigen Datenbank laufen und somit kein integrierter Datentausch zwischen Systeme erforderlich ist, was das Projektrisiko erhöhen kann. Die gesamte Kommunikation findet in Echtzeit statt, beide Systeme verwenden die gleichen Daten und können sie gegenseitig lesen und modifizieren.
Die sequentielle Implementierung ist im Vergleich zu der konventionellen Methode zeitaufwändiger, minimiert jedoch die Risiken der Implementierung erheblich. Insbesondere entlastet es die Key User und das Projektmanagement der Organisation, verbessert den Cashflow des Kunden, und bringt nicht zuletzt ein neues modernes System deutlich früher in Teile der Organisation als die konventionelle Methode, da es nicht notwendig ist, abzuwarten, bis alle Abteilungen während der Umsetzung bereit sind.
In den Jahren 2020 bis 2021 hat Allium wichtige Kundenabteilungen auf der Microsoft Dynamics-Plattform in einer Organisation mit 90 Benutzern erfolgreich in den Produktivbetrieb gebracht.