Obliba elektronické fakturace prudce roste

Máme se obávat využívat elektronickou fakturaci?

Ministerstvo financí ČR a Finanční správa ČR už před lety jasně deklarovaly, že při splnění předem daných pravidel můžete elektronické doklady využívat stejně jako ty tradiční papírové.

Kromě povinných náležitostí daňového dokladu, které jsou specifikovány v § 29 Zákona o DPH č. 235/2004 Sb., musí každý daňový doklad bez rozdílu po celou dobu životního cyklu zachovat tyto vlastnosti:

 

1. Věrohodnost původu

Zajišťuje totožnost osoby, která plnění uskutečňuje a která doklad oprávněně vystavila.
Věrohodnost listinného dokladu zajistí razítko a podpis. Věrohodnost dokladu v elektronické podobě zajistí systém, který je plně integrován se systémem datových schránek a s e-mailovou schránkou, která využívá elektronické podpisy a uznávané elektronické značky. Toto vše systém Ordinics splňuje.
 

2. Neporušenost obsahu

Zajišťuje neměnnost obsahu dokladu v průběhu životního cyklu.

Při kontrole se dokazuje neporušenost obsahu fyzických dokladů jejich předložením. U elektronických dokladů zajišťuje neporušenost obsahu jejich důvěryhodné uložení systémem Ordinics.
 

3. Čitelnost

Doklad musí být v průběhu jeho životního cyklu neustále čitelný. Ať už osobně nebo pomocí technického zařízení.
Analogový doklad musí být čitelný po dobu 10 ti let od vystavení. Čitelnost dokladu v digitální podobě po celou dobu jeho životnosti zajišťuje systém Ordinics prostřednictvím prohlížeče jednotlivých typů souborů (PDF, XLM, apod.)

Kontrolu výše uvedených vlastností zajišťuje “Auditní stopa”. Pojem “Auditní stopa” ("audit trail") představuje spolehlivou vazbu, která jednoznačně zdokumentuje tok zdanitelného plnění od zahájení, zdrojového dokumentu až po ukončení. Jde o propojení různých dokumentů v rámci celého životního cyklu plnění. Auditní stopa je jako důkazní prostředek spolehlivá pouze tehdy, pokud je propojení mezi podklady a zpracovaným plněním snadno sledovatelné.

Auditní stopa zajišťuje také napojení na další doklady (smlouva, objednávka, dodací list atd.).
 

Věrohodnost původu daňového dokladu a jeho neporušenost v elektronické podobě můžeme doložit:
1. Elektronickým podpisem
2. Elektronickou pečetí
3. Elektronickou výměnou informací (EDI)
 

Elektronické podpisy

Za platný elektronický podpis se považuje zaručený elektronický podpis založený na Kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo Kvalifikovaný elektronický podpis. Jeden Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis je možné přidělit pouze jedné konkrétní osobě.

Uznávanou elektronickou pečetí se udává zaručená elektronická pečeť založená na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť nebo kvalifikovaná elektronická pečeť. Jeden Kvalifikovaný certifikát pro elektronickou pečeť je možné vydat pouze jedné osobě zastupující určitou právnickou osobu.

Elektronická výměnná informace (EDI, ISDOC) je předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních dat.
   

Elektronické uchovávání dat

Spolu s dokladem je nutné uchovávat data zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu, což lze spolehlivě zajistit pouze uložením do důvěryhodného uložiště dokumentů, které odpovídá systému pro ukládání a správu elektronických dokumentů dle platné legislativy.
 

eIDAS dokumenty

Pokud byl dokument vytvořený podle pravidel eIDAS, není možné takový elektronický dokument odmítnout. Každý takový dokument se ověřuje pomocí elektronických podpisů, časových razítek a pečetí. Všechny tyto certifikační autority musí být vytvořené podle specifikace ETSI. Všechny tyto podmínky systém Ordinics zajišťuje.