Systém pro elektronický oběh dokumentů pomohl Pipelife zefektivnit řadu důležitých procesů

Historie společnosti Pipelife Czech sahá až do roku 1994. Firma se postupně rozrůstala, až v roce 2009 dovršila fúzi se společností Instaplast Praha, a.s. Z organizačního hlediska se tím společnost rozrostla se o nový výrobní závod situovaný v Zápech (v blízkosti města Brandýs nad Labem). To zkomplikovalo i oběh papírových dokumentů, které se nyní musely začít zasílat mezi oběma závody poštou. Navíc objem zasílaných dokladů a dokumentů se začal postupně zvětšovat. Koncem roku 2011 se proto vedení společnosti začalo zajímat o to, jakým způsobem by bylo možné oběh všech dokumentů ve firmě zjednodušit, a to včetně schvalovacího workflow, které by plně reflektovalo požadavky rakouského vlastníka na schvalování faktur třemi lidmi nezávisle na sobě.

Vedení chtělo také celý systém přímo provázat s podnikovým informačním systémem Microsoft Dynamics NAV tak, aby se například změny ve schváleném úvěrovém rámci pro zákazníky okamžitě automaticky promítaly i do nastavení v ERP systému a nemohlo tak dojít k prodlení či případným chybám při jejich přepisu. Elektronizace oběhu dokumentů také měla pomoci zamezit jejich případným ztrátám při přeposílání poštou a hlavně výrazně zefektivnit jejich pozdější dohledávání, např. při kontrole dodacích listů či v průběhu auditu.

Centrální systém Allium Řízená dokumentace byl plně integrován do prostředí intranetu na platformě SharePoint. Systém zajišťuje centrální správu všech digitalizovaných i elektronických dokumentů, umožňuje řídit jejich zpracování (včetně funkcí předání, převzetí, přetřízení a vyřízení dokumentu) a řídí také přístup uživatelů k jednotlivým dokumentům na základě jejich pracovního zařazení. Pro vybrané typy dokumentů (např. faktury) je zpracování řízeno pomocí předdefinovaného workflow, které bylo nastaveno na základě interních směrnic, a u určitých typů dokumentů je ponechána možnost řízení zpracování pomocí ad-hoc vytvořeného workflow. Proces zpracování lze měřit a z následného vyhodnocení detekovat problematická místa, či případně schvalovatele, a navrhovat zlepšení procesů. Samotná digitalizace dokumentů (zejména faktur) byla řešena pomocí multifunkčních přístrojů Konica Minolta a software, který umožňuje rozpoznání a vytěžení textu z naskenovaných dokumentů a následné automatické uložení vytvořeného PDF souboru spolu s vytěženými metadaty do systému Allium Řízená dokumentace. Vstup dokumentů přijatých ve formě emailů nebo datových zpráv zajišťují příslušné moduly centrálního systému. Tyto moduly také umožňují automatické vypravení dokumentů určených pro odeslání.

Nové řešení bylo postupně rozšířeno o elektronický oběh tří skupin dokumentů. Tím prvním jsou výše zmiňované faktury. Těch je v Pipelife Czech každý měsíc zpracováváno na několik tisíc. Řada dodavatelů přitom nabízí skonto při zaplacení faktury před datem splatnosti, což umožňuje firmě při vyváženém cashflow dosahovat úspor při nákupech vstupů do výroby i dalších služeb.

Druhou skupinou je řízení interní dokumentace, jako jsou interní příkazy, směrnice, řády či dokumenty potřebné pro ISO certifikaci. Tyto dokumenty vznikají primárně v elektronické formě přímo ve firmě. Systém od společnosti Allium však dokáže zajistit potřebné workflow, včetně např. provázání žádostí o dovolené se sdílenými kalendáři v prostředí Microsoft Exchange Serveru.

Poslední pokrytou skupinou jsou pak dokumenty provázané s interním controllingem. Sem spadají například i procesy správy pohledávek a úvěrových limitů, se kterými je spojeno i poměrně náročné workflow. Pokud například obchodník chce požádat o navýšení úvěrového limitu pro svého zákazníka, vyplní v systému příslušnou žádost. Ta pak putuje mimo jiné i na finanční oddělení, které analyzuje rating zákazníka a rozhodne o možnosti tohoto navýšení. Jakmile je žádost o navýšení úvěrového limitu schválena, promítne se tato změna ihned i do ERP systému. Díky tomu tak zákazník může okamžitě provést objednávku zboží až do výše nově upraveného úvěrového rámce a zboží je mu okamžitě dodáno (pokud je skladem). Současně systém umožňuje v reálném čase sledovat vývoj a stav hodnocené žádosti a v případě prodlení např. eskalovat vyjádření zapojených účastníků.

Dodané řešení zjednodušilo a především zkrátilo dobu oběhu dokumentů, umožnilo rychlý přístup k dokumentům a informaci o aktuálním stavu jejich zpracování v každém okamžiku. Díky tomu se zvýšila efektivita práce jednotlivých zaměstnanců a snížila se chybovost při práci s dokumenty, což přináší úsporu času a nákladů a schopnost lépe, přesněji a rychleji reagovat na požadavky zákazníků společnosti. Rychlejší zpracování faktur od dodavatelů navíc firmě umožňuje v případě zájmu využívat skonta při zaplacení před datem splatnosti faktury.

Přímá integrace dodaného řešení s Microsoft Dynamics NAV usnadňuje zaměstnancům práci, odstraňuje potřebu ručního přepisu dat mezi oběma systémy a díky automatickému vytěžování dat eliminuje chyby při zadávání dat. Sjednotila a zjednodušila se práce s doručenými i odesílanými zásilkami z různých zdrojů (pošta, email, datová schránka). Díky tomu může Pipelife Czech nyní využívat elektronické způsoby komunikace v daleko větší míře. Firma je navíc celkově připravena zvládnout i mnohem větší objemy obíhajících dokumentů než doposud, přičemž díky časovým a dalším úsporám se jí investice do celého systému vrátí nejpozději do 5 let.

Efektivnější je i příprava na pravidelné audity, neboť libovolný dokument, který má digitalizovanou podobu lze dohledat v systému během několika málo sekund a hlavně s příslušnými dokumenty lze pracovat kdykoliv a odkudkoliv. Dříve to přitom bylo možné pouze v centrále v Otrokovicích v příslušném archivu, kde bylo např. před započetím auditu potřeba dohledat všechny příslušné dokumenty v jejich papírové formě. Navíc využití systému dfddf pro elektronický oběh dokumentů garantuje schvalování všech příslušných dokumentů (zejména faktur) v souladu s centrální směrnicí vyžadující víceúrovňové schvalování některých typů dokumentů.

• Zkrácení schvalování všech dokumentů a přesné delegování schvalovacích kompetencí při absenci schvalovatelů
• Zajištění schvalování objednávek v souladu s interními směrnicemi, bez možnosti obejití procesu
• Možnost lépe využívat skonto u faktur od dodavatelů díky zkrácení procesu schvalování faktur
• Okamžitá dohledatelnost veškerých faktur a dodacích listů
• Zefektivnění příprav na audity