Document Management pro SharePoint
Naše řešení Document Management (DMS) představuje modulární systém pro centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů – včetně navazující důvěryhodné archivace. Strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů (faktury, smlouvy, předpisy, směrnice…) a umí řídit jejich zpracování pomocí workflow.
Podporujeme procesy digitalizace, OCR a vytěžování metadat. Kromě funkcí DMS obsahuje produkt elektronickou podatelnu – komplexně řeší příjem a odesílání zásilek jako vstup a výstup systému.
Podporujeme nasazení v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně Národního standardu pro ESSS, eIDAS a GDPR.
Co vám náš document management přinese
Snadný přehled
O stavu zpracování dokumentů pro jednotlivce i manažery, detekce úzkých hrdel procesu zpracování.
Škálovatelnost
Od agendy s jediným typem dokumentu až po komplexní řešení pro všechny dokumenty organizace.
Integrace se SharePointem
Plně využíváme platformu Microsoft SharePoint a vašich stávajících investic do Microsoft 365.
Workflow a automatizace
Konfigurovatelné schvalovací procesy s notifikacemi, eskalacemi a auditní stopou.
Digitalizace a OCR
Skenování, OCR a strojové vytěžování metadat při evidenci dokumentů.
Soulad s legislativou
Připraveno pro elektronickou spisovou službu, eIDAS, GDPR a Národní standard pro ESSS.
Co o řešení Document Management říkají naši klienti
„Řešení od firmy Allium splnilo nároky našeho výběrového řízení na platformu SharePoint, možnost utajeného režimu dokumentů a cenu. Následná spolupráce byla opravdu příjemná i díky kvalitnímu projektovému řízení a pozitivnímu přístupu firmy Allium."
Systém pro elektronický oběh dokumentů pomohl Pipelife zefektivnit řadu důležitých procesů
Historie společnosti Pipelife Czech sahá až do roku 1994. Po fúzi se společností Instaplast Praha v roce 2009 se firma rozrostla o nový výrobní závod v Zápech, což zkomplikovalo oběh papírových dokumentů mezi oběma závody. Přečtěte si, jak jim DMS pomohl.
Dostupná funkcionalita
Řízená dokumentace – workflow
Proces zpracování dokumentace je možné řídit pomocí předdefinovaného workflow. Proces prochází definovanými stavy a uživatelé jej mezi nimi přesouvají pomocí akcí workflow; definice určuje povolené přesuny a podmínky. Schéma workflow se tvoří v grafickém návrháři (Datapolis Process System), který dodáváme jako součást řešení. Podporujeme i ad-hoc přesuny mezi uživateli bez pevné definice.
Digitalizace, OCR, vytěžování
Systém obsahuje integrační můstky na skenovací procesy a na digitalizační software pro rozpoznání znaků (OCR) a vytěžování metadat (např. Kofax, ABBYY, Konica Minolta, KnowledgeLake, Iron Mountain). Do DMS se tak ukládají prohledávatelné dokumenty s metadaty pro efektivní vyhledání.
Integrace s ISDS a emaily
Modul umožňuje automatické stahování a odesílání zásilek do a ze systému DMS prostřednictvím datových schránek ISDS, včetně doručenek. Lze napojit více datových schránek současně. DMS také přijímá emaily zaslané na vyhrazené adresy (např. faktura@firma.cz) a odesílá zásilky emailem; dodáváme i doplňky pro MS Outlook.
Elektronické podpisy a časová razítka, eIDAS
Zpracování a evidence elektronických dokumentů úzce souvisí s prokázáním identity autora a časem vytvoření dokumentu. K tomu slouží funkcionalita elektronického podpisu a časové značky. Systém automaticky ověřuje jejich platnost po přijetí či vložení do DMS a eviduje tyto údaje po celý životní cyklus dokumentu.
Spisová služba
Podporujeme nasazení v souladu s legislativními požadavky na elektronické systémy spisové služby, včetně Národního standardu pro ESSS. Podporujeme vyřizování dokumentů, práci se spisy, správu spisového plánu a archivační i skartační procesy.
Důvěryhodná archivace
Pro dokumenty uložené v systému zajistíme jejich označení uznávanou časovou značkou a periodické přerazítkování před uplynutím platnosti. Přerazítkování se zpravidla provádí denně hromadně pro určenou množinu dokumentů. Vyřízené dokumenty umíme přesunout do archivního úložiště pro vybudování elektronické spisovny a archivu.
Agendová řešení
S naším systémem DMS získáte podporu pro agendy evidence a zpracování konkrétního typu dokumentu (např. došlých faktur, smluv, předpisů). Všechny agendy sdílejí jednotnou platformu a základ řešení, což uživatelům usnadní jejich použití.
Řízení přístupu, GDPR
Systém podporuje široké možnosti správy a nastavení přístupu k dokumentům – dle typu dokumentu, organizační struktury i jejich kombinace. Každý dokument může být doplněn zpracovatelem o přístupy uživatelů, kteří se na zpracování mají podílet. Produkt vyhovuje požadavkům GDPR.
Integrace se systémy třetích stran
Jsme zvyklí integrovat náš systém s existujícími systémy organizace, typicky CRM nebo ERP. Pro předávání dat dodáváme dokumentované API realizované jako sada webových služeb.
Platforma SharePoint
Řešení je určeno pro platformu Microsoft SharePoint. Využívá maximum z jejich možností, optimalizuje její slabá místa a rozšiřuje ji pro potřeby document managementu – výsledkem je výkonný systém správy dokumentů.
Chcete vědět víc?
Ozvěte se nám – probereme, jak vám naše řešení pomůže.