Document Management pro SharePoint

Proces zpracování dokumentace je možné řídit pomocí předdefinového workflow. Proces pak prochází definovanými stavy a uživatelé jej mezi nimi přesouvají pomocí akcí workflow, přičemž definice workflow určuje povolené přesuny a podmínky přesunů. Schéma workflow se tvoří v grafickém návrháři, ve kterém lze pracovat s technickou i manažerskou rovinou návrhu. K řízení pracovních postupů slouží nástroj Datapolis Process System, který dodáváme jako součást celého řešení. Je pro vás definice workflow zbytečná a chcete zpracování řídit ad-hoc přesuny mezi uživateli? Žádný problém, podporujeme i tento scénář!

Systém obsahuje integrační můstky na skenovací procesy a na digitalizačního software pro rozpoznání znaků (OCR) a vytěžování metadat (např. od Kofax, ABBYY, Konica Minolta, KnowledgeLake, Iron Montain). Do DMS se tak ukládájí prohledávatelné dokumenty s metadaty pro efektivní vyhledání.

Modul umožňuje automatické stahování a odesílání zásilek do a ze systému DMS prostřednictvím systému datových schránek ISDS, včetně stahování tzv. doručenek. Lze napojit k několika datovým schránkám současně. DMS také může přijímat emaily zaslané na vyhrazené adresy (např. faktura@firma.cz) a odesílat zásilky emailem; dodáváme také doplňky pro MS Outlook.

Zpracování a evidence elektronických dokumentů úzce souvisí s prokázáním identity autora a časem vytvoření dokumentu. K tomu slouží funkcionalita elektronický podpis dokumentu a časová značka (jinak také časové razítko). Systém automaticky ověřuje platnost elektronických podpisů a časových značek po jejich přijetí či vložení do DMS a eviduje tyto údaje po celý životní cyklus dokumentu.

Podporujeme nasazení v souladu s legislativními požadavky na elektronické systémy spisové služby, včetně požadavků Národního standardu pro ESSS. Podporujeme vyřizování dokumentů, práci se spisy, správu spisového plánu, archivační a skartační procesy apod.

Pro dokumenty uložené v systému jsme schopni zajistit jejich označení uznávanou časovou značkou a periodické přeražení časových značek před uplynutím jejich platnosti. Přeražení se zpravidla provádí jednou denně hromadně pro určitou množinu dokumentů. Současně jsme schopni vyřízené dokumenty přesunout do archivního úložiště pro potřeby vybudování elektronické spisovny a archivu.

S naším systémem DMS získáte podporu pro agendy evidence a zpracování určitého typu dokumentu (např. došlých faktur, smluv, předpisů aj.). Všechny agendy tak sdílejí jednotnou platformu a základ řešení, což usnadní uživatelům jejich použití.

Náš systém podporuje široké možnosti správy a nastavení přístupu k dokumentům. Je možné použít řízení oprávnění dle typu dokumentu nebo organizační struktury, i jejich kombinace. Každý dokument pak ještě může být doplněn zpracovatelem o přístupy uživatelů, kteří se na zpracování dokumentu mají podílet. Produkt vyhovuje požadavkům GDPR.

Jsme zvyklí integrovat náš systém s existujícími systémy organizace, typicky CRM nebo ERP. Pro potřebu předávání dat z jiných aplikací do DMS dodáváme dokumentované API realizované jako sada webových služeb.

Řešení je určeno pro platformu Microsoft SharePoint. Využívá maximum z jejich možností, optimalizuje její slabá místa a rozšiřuje ji pro potřeby document managementu, což ve výsledku představuje výkonný systém správy dokumentů.